Мой рабочий график предполагает большое количество деловой переписки, консультаций в скайпе, личных встреч и прочих видов общения. И очень часто в последнее время в этом общении лейтмотивом проходит мысль (порой невысказанная вслух) от абсолютно разных людей: «вот разберусь с делами, будет больше свободного времени – горы сверну…». А иногда, даже так: «извините, не успеваю выполнить оговоренные обязательства – не хватает времени…».
Видимо самое время рассказать о собственной системе, которую я сейчас весьма успешно применяю в личном и рабочем планировании. И которая, очень хорошо мне помогает успевать жить и работать :).
О планировании времени, безусловно, написано очень много. В чем-то я, конечно, повторю других авторов — ведь я не изобретаю велосипед, а рассказываю о своем личном опыте. Моя система — это не GTD в чистом виде, и не метод Стивена Кови, а нечто среднее, оказавшееся для меня более удобным.
Планнер
В первую очередь вам понадобится планнер. Он может быть любого удобного для вас вида: электронный, бумажный, классический ежедневник, простой блокнот, набор файлов, стопка бумаги, но он обязательно должен быть. Лично я пользуюсь электронным, с возможностью доступа из любого браузера, в том числе с телефона, но это исключительно дело ваших пристрастий.
В вашем планнере непременно должно быть место для записей, не привязанных к конкретным датам. Если вы привыкли пользоваться классическим ежедневником, возможно, будет удобно дополнить его блокнотом.
Напоминания
Мне кажется, чтобы регулярно смотреть в планнер и ничего не упустить, нужно быть очень педантичным человеком. Если это не про вас, то необходимо пользоваться напоминаниями. Я предпочитаю использовать планнер, который умеет напоминать мне о делах сам, но опять же — это дело вкуса. Можно настроить напоминания хоть в телефоне, хоть в какой-нибудь программе.
Мой выбор
Я использую Миниплан — http://miniplan.ru К сожалению, в последнее время в нем перестали работать напоминания по смс, но во всем остальном пока он меня полностью удовлетворяет.
Сферы
Когда мы определились с инструментами, следует разделить все свои занятия на несколько сфер. Например, это могут быть рабочие проекты, домашние дела, личное совершенствование, какие-то творческие замыслы и тому подобное. Сферы должны описывать вашу жизнь полностью, не нужно думать, что, например, ваши семейные дела не надо планировать. Мы будем выгружать в записи ВСЕ, абсолютно все дела, чтобы максимально эффективно разгрузить свои мысли.
Теперь каждой сфере нужно выделить место в вашем планнере. Именно поэтому я считаю, что удобнее пользоваться электронным: зачастую, заранее сложно сказать как много места потребуют дела какой-либо сферы. А в электронном виде ее можно будет расширять до бесконечности. Если же вы предпочитаете вести списки на бумаге, будет удобнее разобраться с системой на каком-нибудь черновике.
Итак, мы записываем все сферы в планнер. Каждая сфера будет представлять собой список задач.
Задачи
Каждый человек способен удерживать во внимании достаточно небольшое количество объектов одновременно. Об этом в основном помнят при создании рекламы и сайтов, но почему-то забывают при планировании дел. Чем меньше задач мы будем держать в голове, тем эффективнее мы будем их решать. Бесконечное планирование в уме пожирает огромное количество ресурсов.
Потому на этом этапе мы запишем ВСЕ свои задачи в соответствующие им сферы. Важные, неважные, срочные и не очень — абсолютно ВСЕ. Прогулку с собакой, совещание директоров, покупку хлеба, курсы английского — все, чем вы намереваетесь заняться в обозримом будущем, нужно записать. И в будущем мы не будем запоминать никаких дел, а будем сразу писать их в планнер, в соответствующую сферу.
К каждому делу нужно приписать дату — когда оно попало в планнер. В дальнейшем она нам понадобится.
Рутины
При составлении списка дел вы наверняка заметили, что какие-то дела в нем повторяются по определенному графику. Например, вы каждый понедельник проводите планерку, каждое воскресенье ездите по магазинам, каждый день моете посуду и три раза в неделю занимаетесь спортом. Такие повторяющиеся дела мы назовем рутинами.
Если какую-то рутину — например то же мытье посуды — вы выполняете на автомате и никогда не забываете, можете просто вычеркнуть ее из списка — все равно она ваш мозг не загружает и планировать ее не нужно. Если же это не так, то такие рутины я выношу в начало списка дел по сфере и отмечаю, в какие дни я буду ей заниматься. Если рутин очень много, возможно, вам будет удобно создать отдельный список рутин с графиком по дням недели, но лично у меня такой список не прижился. Я просто просматриваю список рутин по каждой сфере ежедневно.
Если вы регулярно забываете выполнять какую-то рутину, поставьте на нее напоминание, вносите ее в ежедневник (а не только в список дел), подумайте кому ее можно делегировать. А может быть, вы забываете об этой рутине, потому что она вам и вовсе не нужна? 🙂
Ежедневник
Тут все просто. Если дело привязано к какой-то дате, Оно вносится в ежедневник на эту дату. Можно также выставить напоминание.
Опять же многие электронные планнеры формируют ежедневник самостоятельно, вам нужно лишь указать дату дела при внесении его в список сферы.
Формулируем задачи правильно
Изучая список дел, вы можете обнаружить, что какие-то задачи — это не конкретные действия, а целые проекты. Например, «создать сайт компании» или «сделать ремонт». Руки сразу опускаются, когда видишь такое в плане и не знаешь с какой стороны к этому подойти. А это всего-лишь неправильно сформулированные задачи.
Каждую такую задачу нужно разбить на отдельные шаги, которые можно выполнять не задумываясь о всей задаче в целом. Например, ремонт. Что вам нужно сделать для ремонта в первую очередь? Купить материалы? Найти дизайнера? Выкинуть хлам? Вот это первое действие и надо записать в планнер. Абстрагируясь от большой и сложной задачи, деля ее на простые и понятные, целиком обозримые шаги, мы разгружаем наш мозг, облегчаем ему работу.
Очень часто мы просто откладываем такие большие и сложные дела, не хотим браться за них. Изучить английский язык — сразу в мыслях: «Ммм… когда нибудь потом…» А если в списке стоит «Позвонить и записаться на курсы», все становится легче.
Возможно даже, такая задача — например, работа над корпоративным сайтом — может стать отдельной сферой в вашей жизни. Тогда нужно расширить список сфер, и в дальнейшем все дела по этой сфере записывать в нее.
Ресурсы
Также можно обнаружить, что какие-то дела требуют определенного ресурса. Их выполнение будет зависеть от его наличия. Ресурсом может быть все что угодно — деньги, встреча с определенным человеком, поездка в какое-то место.
Например, когда вы собираетесь на встречу с компаньоном, вам нужно выбрать все дела из планнера, для которых необходимо его присутствие: подписать документы, обсудить какие-то проблемы, договориться о дальнейших планах. Можно записывать такие дела в отдельный список, но тогда вы рискуете потеряться в огромном множестве списков. Проще ставить около таких дел цветную метку: например, зеленый — задачи, требующие свободных финансов, красный — все, что нужно сделать при поездке по магазинам, желтый — все, для чего нужно присутствие компаньона, и так далее. Тогда при возникновении ресурса вы сможете легко выбрать все дела, для которых он нужен. Главное — записать, какой цвет что обозначает. 🙂
Помешиваем в котелке
Сферы вашей жизни совершенно не обязаны быть равноправными. Например, хобби вы можете заниматься по субботам, а работой каждый день. При таком раскладе совершенно излишне каждый день просматривать дела, касающиеся хобби. Но не просматривая, легко о них и вовсе забыть. Можно сравнить это с одновременным приготовлением нескольких блюд. Если вы следите за ними всеми разом, где-то непременно что-то пригорит. Но и концентрироваться на одном котелке — не вариант. А если вы знаете, что один котелок можно оставить без присмотра на 10 минут, а в другом нужно помешивать непрерывно, ситуация уже под контролем.
Так и с задачами. Для каждого котелка — каждой сферы — нужно установить график помешивания, чтобы в каждой сфере дела двигались, но и не отнимали лишнего времени на их просмотр.
Зависшие дела
Занося задачи в список, мы ставили около каждой дату. Таким образом мы можем однажды обнаружить, что какие-то дела висят в плане очень давно, и никак не хотят выполняться. В чем причина?
- Во-первых, это может быть настолько неважное и ненужное дело, что до него никак не доходят руки, но это и не страшно. Можно просто оставить его в списке. Или вычеркнуть, если с тех по как вы внесли его, ваши приоритеты поменялись.
- Во-вторых, это может быть включение в список проекта вместо задачи. Такую ситуацию мы рассматривали раньше — это огромное дело следует разделить на много простых и понятных дел.
- В-третьих, это может быть какое-то неприятное дело, которое никак не хочется выполнять. Что делать тогда? Если это возможно, стоит его кому-то делегировать. А если нет — остается просто взять и сделать. Постановить, например, делать по одному неприятному делу в неделю и потихоньку переделать их все.
Наконец
Надо сказать, что любая система тайм-менеджмента будет работать, только если пользоваться ей постоянно — записывать дела, просматривать списки, ставить пометки. Если этим пренебрегать — планирование превратиться в пустую трату времени. Выбрав путь, надо идти по нему.
Желаю вам успешного и продуктивного планирования!